Com o advento da tecnologia o processo de comunicação se transforma numa importante ferramenta gerencial. O que antes era praticado a entrega de relatórios por meio de uma grande papelada ou uma informação era transmitida usando um memorando, hoje essas tarefas são feitas por meio de mensagens eletrônicas (e-mails). Além de apresentar a vantagem de ser mais rápida na entrega, ela também proporciona uma maneira mais cômoda de correções, podendo ser devolvido ao remetente para as devidas ações no mesmo dia.
É claro que os gerentes precisam desenvolver o lado tecnológico de gerenciamento para tornar as suas atividades mais eficazes. Tem que saber lidar com computadores, saber usar editores de textos e construção de planilhas, como também usar a ferramenta internet ao seu favor. A troca de e-mails passa a ser uma tarefa essencial no processo gerencial.
Apesar dos seus inconvenientes e riscos, a maioria de nós reconhece a conveniência, velocidade e facilidade do uso do e-mail. O correio eletrônico, com todas as ferramentas de comunicação, é altamente eficaz quando usado com bom senso. Vejamos algumas regras para que possamos usar uma comunicação eficaz via e-mail:
1. Use o e-mail adequado à sua mensagem – o correio eletrônico não é tão eficaz quanto a comunicação pessoal, se você estiver tentando cultivar relacionamentos, influenciar pessoas ou lidar com assuntos sensíveis. Quanto mais importante a mensagem, mais importante se torna a comunicação face a face. Use o correio eletrônico quando precisar enviar mensagens simples a uma pessoa, a um grupo ou a um publico grande, para fins úteis tais como agendar reuniões, enviar pastas ou fazer acompanhamento de planos de ações, quando quiser manter um registro de algum comunicado. Não use o e-mail quando para assuntos delicados, comunicados complexos, mensagens urgentes ou informações confidenciais.
2. Pense antes de apertar a tecla “enviar “- antes de enviar uma mensagem, pergunte-se o que aconteceria se sua mensagem fosse afixada em um lugar público, enviada a outra pessoa por engano ou encaminhada a alguém pelo destinatário. Se você tiver dúvidas, use um meio de comunicação mais privado. Confira todos os endereços dos destinatários, não encaminhe nenhum e-mail sem antes pedir permissão ao remetente, não encaminhe piadas.
3. Seja profissional – por ser tão rápido e fácil de usar, o correio eletrônico pode levar ao uso exagerado, ao desleixo ou à informalidade inadequada. Para evitar essas tendências, seja sensível quanto à distribuição (envie apenas mensagens pertinentes a não exagere na lista de distribuição), seja conciso (escreva uma linha de assunto curta e enfática), seja claro (use uma linguagem comum), fique atento ao estilo (use gramática, ortografia e pontuação corretas), seja respeitoso (na dúvida, peque pelo excesso de formalidade), seja sensível à cultura (use títulos formais), seja acessível (leia seus e-mails regularmente).
4. Seja organizado – crie pastas para quaisquer e-mails que você queira guardar e delete ou arquive as mensagens assim que terminar de lê-las.
5. Seja cuidadoso – pressuponha que todo e-mail é tão público quanto cartões postais e jamais dê a sua senha a alguém. Não abra anexos de ninguém que você não conheça, porque podem conter vírus.
6. Desenvolva e distribua políticas organizacionais oficiais referentes ao e-mail – seja claro quanto ao uso do e-mail e internet, para quais finalidades pode ou não pode ser usado.
7. Mantenha-se a par das novas tecnologias - softwares são desenvolvidos para gerenciar alguns dos problemas associados ao e-mail, inclusive “fragmentadoras de papel remotas”, tecnologias que evitam que pessoas copiem, imprimam ou encaminhem mensagens.
Então gerente, você precisa saber que a tecnologia da computação está mudando radicalmente a maneira como nos comunicamos no trabalho. O uso do e-mail é cativante por ser fácil, acessível, relativamente econômico, menos intrusivo do que reuniões ou chamadas telefônicas e serve como documento da comunicação organizacional. Como pode haver abuso no seu uso, usuários eficazes do e-mail conhecem suas vantagens e riscos e seguem práticas que aumentam a sua eficácia.
Sucesso!
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